INTRODUCCIÓN
La importancia de la industria de la construcción está en la gran cantidad de fuentes de trabajo que genera y en las obras que realiza en beneficio del país.
Un gran numero de empresas constructoras presentan deficiencias en su contabilidad afectando de forma considerable la estabilidad, crecimiento, el logro de los objetivos institucionales y la subsistencia futura de la empresa.
En la economía de cualquier país, las constructoras son importantes para conformar la infraestructura de estos ya que se encargan de la edificación de cualquier construcción. (Barcena et al, 1992).
El propósito que nos ha motivado a la elaboración de esta tesis son los problemas de la contabilidad que hemos visto como se han ido arrastrando de años atrás y la falta de control que existe en cada una de las obras.
Haciendo una reflexión al respecto y basándonos en el conocimiento de la situación que prevalece en esta industria, nos hemos abocado a desarrollar este trabajo, partiendo de la “Organización Contable”, que nos servirá como punto de partida.
Esta tesis es un estudio limitado y particular, ya que nos enfocaremos en una de las Constructoras que se encuentra en la Ciudad de Toluca Estado de México y porque solo se pretende dar una idea de las peculiaridades que se presentan en dichas contabilidades, las cuentas que las caracterizan, sus asientos contables, las funciones y responsabilidades del personal que interviene directamente en el aspecto administrativo de la obra.
Objetivo General
Aplicar conocimientos basicos y actuales de la contabilidad en empresas constructoras, para mejorar la administracion de las obras.
Objetivo Especifico
1. Presentar el registro contable correcto de una constructora en virtud de las operaciones que realiza.
2. Entender el papel de la tecnologia de la informacion en la constructora, en referencia a la informacion contable.
I. REVISION DE LITERATURA
1.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA
Las oficinas centrales se encuentran ubicadas, generalmente, donde se encuentra la constructora, controlando operaciones de ingreso, pagos, compras, contabilidad, contratación de personal etc.; si las obras son pequeñas, estas se manejan con un fondo de caja chica. (Barcena et al, 1992).
En ocasiones esta constructora subcontrata, parcialmente, con otros contratistas parte de la obra, por así convenir a sus intereses.
Si la obra es de importancia, las oficinas centrales requieren de auxiliarse de otras oficinas que se encuentren ubicadas en las obras o cerca de ellas, por el tiempo que éstas se lleven, las cuales manejan, independientemente, cobros, pagos, compras y registros contables que deberán consolidarse con la contabilidad central de la empresa. (Barcena et al, 1992).
El avance tecnológico de este siglo ha hecho que las obras de construcción se vean beneficiadas para construir mejores obras en un periodo mas corto. Todas estas peculiaridades más las impuestas por las leyes que norman a las constructoras, hacen de estas una contabilidad especial. (Barcena et al, 1992).
También es importante el control pormenorizado del costo de obra que se ve incrementado por materiales, mano de obra y gastos indirectos, que el administrador, por regla general, requiere conocer por obra, aun para el pago de impuestos. (Barcena et al, 1992).
La importancia de la industria de la construcción esta en la gran cantidad de fuentes de trabajo que genera y en las obras que realiza en beneficio del país.
Por lo general cuando se va a realizar una obra o a concursar, se formula un presupuesto cruzándolo con el programa de la obra a realizar (presupuestos por programas), que permite a las constructoras ir controlando el presupuesto asignado de acuerdo al avance de la obra que señala las metas alcanzadas para compararlas contra las programadas. Es conveniente que este control presupuestal sea congruente con los registros contables que se hacen para efectos financieros y fiscales. El buen control del presupuesto por programas va a permitir marcar la ruta critica que se puede señalar en una gráfica formulando lo programado y comparándolo contra lo alcanzado. (Barcena et al, 1992).
1.1.1 Organización Contable
Segun Gonzalez (10) la organización contable es la determinación, coordinación y control de los elementos necesarios de hechos y operaciones de la empresa.
Para que esta empresa pueda lograr sus objetivos de manera eficiente, requiere de una organización contable acorde con la magnitud y las necesidades de operación, para que pueda proporcionar información adecuada para el buen control de los recursos y permita la toma de decisiones mas optima por parte de la gerencia. (Gonzalez, 1983).
En esta organización contable se debe incluir:
- Un plan de organización con funciones bien definidas.
- Delegación de autoridad y responsabilidad adecuada.
- Un sistema de control interno efectivo.
Esta organización contable debería de encontrarse plasmada en los manuales de organización. (Gonzalez, 1983)
1.1.2 Tratamiento Contable De Los Ingresos Y Costos De Contratos De Construcción
Segun Barcena et al, 1992, los dos métodos de contabilización de contrato que generalmente usan los contratistas, son:
1.- Del grado de avance: da reconocimiento a los ingresos a medida que progresa la actividad del contrato. Estos ingresos se comparan contra los costos incurridos para llegar al grado de avance presente, lo cual da el resultado de registrar la utilidad que puede atribuirse a la proporción del trabajo terminado.
2.- De terminación de contrato: se da reconocimiento a los ingresos, solamente hasta que el contrato este totalmente terminado, esto es, cuando solo queda por ejecutar una parte mínima de trabajo, excepto por el fondo de garantía. Los costos y los pagos progresivos recibidos se acumulan durante el curso del contrato, pero no se da reconocimiento a utilidad alguna hasta que la actividad del contrato haya sido prácticamente concluida.
En ambos métodos, se registran provisiones para perdidas hasta el estado de avance al que haya llegado el contrato. Además, usualmente se registran provisiones para pérdidas sobre el resto del contrato. Mathelin (12).
Puede ser necesario para fines contables combinar contratos celebrados con un solo cliente o combinar contratos hechos con varios clientes si tales contratos son negociados como un paquete o si los contratos son para un solo proyecto. Contrariamente, si un contrato cubre varios proyectos y si los costos e ingresos de tales proyectos individuales pueden identificarse dentro de las condiciones del contrato en conjunto, cada uno de esos proyectos puede tratarse como equivalente a un contrato separado. (Mathelin, 1996).
1.1.3 Los Costos Acumulables De Los Contratos De Construcción
Segun Mathelin (12), el periodo total que debe considerarse para identificar los costos atribuibles a un contrato, es el periodo que empieza con la firma del contrato y se cierra cuando el contrato esta prácticamente terminado y existe el acta de terminación de obra. Por lo tanto, los costos incurridos por el contratista antes de obtener el contrato, se tratan usualmente como gastos del periodo en que se incurren, sin embargo, si los costos atribuibles a la obtención del contrato pueden identificarse separadamente y existe una clara indicación de que el contrato será celebrado a menudo se tratan esos costos como aplicables al contrato y se difieren. En la practica, algunas veces se difieren los costos hasta que se aclare si el contrato se obtiene o no.
Los costos en que incurre una empresa que lleva a cabo contratos de construcción pueden dividirse en:
a) Costos que se relacionan directamente con un contrato especifico.
b) Costos que pueden atribuirse a la actividad contractual en general y pueden distinguirse entre contratos específicos.
c) Costos que se relacionan con las actividades de la empresa en general, o relativos a la actividad contractual, pero no pueden distribuirse entre contratos específicos.
Algunos ejemplos de costos directamente relacionados con un contrato especifico incluyen:
a) Costos de mano de obra en lugar de la construcción incluyendo supervisión.
b) Materiales usados para la construcción proyectada.
c) Depreciación de la planta y equipo usados en un contrato.
d) Costos de traslado de la planta y equipo al y del sitio de la construcción.
Entre los costos que pueden atribuirse a la actividad contractual en general y pueden distribuirse entre contratos específicos se incluyen los siguientes ejemplos:
a) Seguros.
b) Diseño y asistencia técnica.
c) Gastos indirectos de construcción.
Algunos ejemplos de costos relativos a las actividades generales de la empresa, o que puedan relacionarse con la actividad contractual pero que no pueden distribuirse entre contratos específicos, incluyen:
a) Gastos generales de administración y ventas.
b) Costos de financiamiento.
c) Costos de investigación y desarrollo.
d) Depreciación de planta y equipo ociosos que no se usan en un contrato en particular.
Usualmente se excluyen a los costos acumulables a un contrato porque no se relacionan con el trabajo para que un contrato especifico llegue a su etapa actual de terminación. Sin embargo, en algunas circunstancias hay gastos generales de administración, costos de desarrollo y costos de financiamiento que son específicamente atribuibles a un contrato en particular, y algunas veces se les incluye como parte de los costos acumulados al contrato. Mathelin (12).
1.1.4 Métodos De Contabilizacion
Para esto, tenemos que un método, es el procedimiento usado para decir o hacer alguna cosa con un orden. Stephany (17).
Segun Mathelin (12) y Barcena et al, 1992, los dos métodos de contabilizacion de contrato que generalmente usan los contratistas, son el método “del grado de avance” y el método de “terminación del contrato”.
1.1.4.1 Método Del Grado De Avance
Conforme a este método, el importe de los ingresos a los que se da reconocimiento se determina de acuerdo con la etapa de ejecución de la actividad del contrato al fin de cada periodo contable. La ventaja de este método de contabilizar los ingresos del contrato es que refleja la utilidad en el periodo contable durante el cual se llevo a cabo la actividad generadora de la unidad.
La etapa de avance usada para determinar los ingresos a los que se da reconocimiento en los estados financieros pueden determinarse de varias maneras, por ejemplo, calculando la proporción que guardan los costos incurridos hasta la fecha en relación con los costos totales estimados para el contrato, por inspecciones que miden el trabajo terminado y la terminación de una proporción física del trabajo contratado, o por una combinación de procedimientos. Mathelin (1996).
Los pagos progresivos y los anticipos recibidos de los clientes no reflejan necesariamente el grado de avance y por lo tanto usualmente no pueden tratarse como un equivalente de los ingresos devengados. Mathelin (12).
Si el método de grado de avance se aplica calculando la proporción que los costos incurridos representen del total de costos del contrato según la mas reciente estimación, se hacen ajustes con el fin de incluir solamente aquellos costos que reflejen el trabajo ejecutado. Los siguientes son ejemplos de partidas que pueden necesitar ajuste. (Mathelin, 1996).
a) Los costos de materiales comprobados para el contrato pero que no han sido instalados o usados durante la ejecución del contrato y
b) Pagos a subcontratistas, hasta el grado en que no reflejen la cantidad de trabajo subcontratado ya ejecutado.
La aplicación del método del grado de avance esta sujeta a un riesgo de error al hacer las estimaciones. Por esta razón, no se da reconocimiento en los estados financieros a una utilidad a menos que el resultado final del contrato pueda estimarse con seguridad razonable. Si el resultado final no puede ser estimado de manera confiable, no se usa el método del grado de avance. (Mathelin, 1996)
Para Mathelin (12), en el caso de contratos a precios fijos, las condiciones que usualmente proporcionan este grado de confiabilidad son:
a) Que se pueden estimar los ingresos totales por recibir en relación con el contrato.
b) Que tanto los costos para terminar el contrato como la etapa de ejecución terminada a la fecha de los estados financieros puedan estimarse con seguridad razonable, y
c) Que los costos atribuibles al contrato puedan ser claramente identificados de tal manera que la experiencia real pueda compararse con estimaciones previas.
En el caso de contratos a base de costos mas honorarios, las condiciones que usualmente proporcionan este grado de confiabilidad son:
a) Que pueden ser claramente identificados los costos atribuibles al contrato y
b) Que pueden estimarse confiablemente los costos distintos a los específicamente reembolsables de acuerdo con el contrato.
1.1.4.2 El Método De Terminación Del Contrato
Su principal ventaja es que se basa en los resultados determinados al concluirse total o substancialmente la ejecución del contrato, en lugar de basarse en estimaciones que pueden necesitar ajustes posteriores resultantes de costos imprevistos y posibles perdidas. Por lo tanto, se reduce al mínimo el riesgo de dar reconocimiento a utilidades que puedan no haber sido devengadas. Mathelin (12).
La principal desventaja de este método es que las utilidades reportadas periódicamente no reflejan el nivel de actividad en los contratos durante el periodo. Por ejemplo, cuando en un periodo contable se terminan algunas contratos importantes pero en el periodo anterior no se concluyo ninguno, y tampoco habrá terminaciones en el periodo posterior el nivel de utilidades reportadas puede ser errático, a pesar de que la actividad en contratos haya sido relativamente constante a través de esos periodos. Aun cuando se terminen numerosos contratos regularmente en cada periodo contable, y la utilidad reportada pueda parecer un reflejo de la actividad en contratos, hay un continuo intervalo de retraso ante el periodo en que se ejecuta el trabajo y a que en que se da reconocimiento a los ingresos respectivos. Mathelin (12).
1.1.5 Selección Del Método
La selección del método para contabilizar un contrato de construcción depende del punto de vista tomado por el contratista en relación con las incertidumbres inherentes a las estimaciones de costos e ingresos del contrato. En algunos casos el contratista puede decidir que el nivel de incertidumbre, producido por variaciones en el trabajo que originan la necesidad de ulteriores negociaciones en cuanto a los costos por recuperar y los ingresos, o debido a los problemas inherentes a la formulación de estimaciones, son de tal magnitud, que opta por emplear el método de terminación del contrato, en otros pasos, puede estimarse con razonable confiabilidad el de terminación de contrato. En otros pasos, puede estimarse con razonable confiabilidad el resultado final de los contratos y algunos o todos los contratos pueden contabilizarse aplicando el método del grado de avance. El contratista puede utilizar simultáneamente ambos métodos para tipos diferentes de contratos. (Mathelin, 1996).
Cuando un contratista usa un método para un contrato, entonces todos los otros contratos que reúnen las mismas o similares condiciones deben contabilizarse por igual método. Mathelin (12).
El método de contabilización elegido por el contratista y los criterios adoptados al seleccionar ese método, representan una política de contabilidad que se aplica consistentemente. Mathelin (12).
1.1.6 Cambio En Política Contable
Si se cambia la política de contabilidad utilizada para los contratos de construcción, debe elevarse el efecto del cambio incluyendo su monto, así como las razones para el cambio. Si el cambio es del método del grado de avance al método de terminación de contrato, puede no ser factible de cuantificación del efecto total del cambio en el periodo contable en curso, en tales casos, la revelación debe ser al menos respecto a contratos en proceso al principio del periodo contable, del monto de las utilidades que les fueron atribuibles reportadas en años anteriores. Mathelin (12).
1.1.7 La Empresa Constructora
Esta constructora al igual que otras ubicadas en otras capitales de los estados de la república, realizan su trabajo en base a un proyecto con el presupuesto autorizado, colocando a uno o varios ingenieros en la obra, a los que se les llama residentes de obra y se encargan de formar a las cuadrillas de trabajo, supervisarlas, solicitar el material y la maquinaria que se requiere.
Segun Mathelin (12) y Barcena et al 1992, tanto para obra publica como para la privada, existen tres formas de contratar obras llamadas;
a) A precio alzado: en el que el contratista se compromete a terminar la obra en un periodo determinado a un precio previamente estipulado, aportando los materiales y la mano de obra, y la persona que ordena el trabajo tiene el compromiso de pagar los anticipos y los avances de obra en las fechas convenidas, por lo que en este contrato el contratista se protege inflando sus costos para poder contrarrestar efectos de inflación que pudieran perjudicar la utilidad a realizar.
b) Por administración: Se conviene que el contratista presentara notas, facturas, nominas y/o recibos de honorarios, cargando un porcentaje por administración de obra, que deberá cubrir el contratante que ordena la obra.
c) A precios unitarios: Es el contrato mas común en obras de gobierno, que consiste en presentar un presupuesto a precios unitarios, los que estarán sujetos a ajustes por inflación, llamados en el medio escalatorias, y la obra se va pagando de acuerdo a estimaciones presentadas.
La forma de contratación que maneja esta constructora es mediante precios unitarios, que consiste en presentar un presupuesto a precios unitarios que estarán sujetos a ajustes por inflación, llamados escalatorias, y la obra se va pagando según el avance de la obra y de acuerdo a estimaciones que se presentan.
Toda empresa que se dedique al giro de la construcción o cualquier otro giro, debe contar con una contabilidad que debe funcionar a base de cuentas de Activo, Pasivo y Capital las cuales reciben el nombre de cuentas de balance y las cuentas de gastos y de ingresos las llamamos cuentas de resultados. Ramirez (16).
Como ya se mencionó, esta empresa para el registro y control de sus mercancías utiliza el sistema analítico, que se caracteriza por el uso de una cuenta especial para cada una de las operaciones en que intervengan las mercancías.
Este sistema se caracteriza por el uso de las siguientes cuentas (consultar tambien“Cuadro 1: Esquema de las Cuentas del Sistema Analitico” pagina“16”):
INVENTARIO DE MERCANCÍAS
COMPRAS
GASTOS DE COMPRA
DEVOLUCIONES Y DESCUENTOS SOBRE COMPRAS
VENTAS
DEVOLUCIONES Y DESCUENTOS SOBRE VENTAS
1.1.8 Organización Interna.
Como cualquier compañía, la organización que se adopte es muy variable, ya que depende de las características de cada una, su tamaño y las operaciones que realice. Barcena et al (12).
